1. W jaki sposób będzie badana średnioroczna wartość projektu?

Odp. W celu zbadania średniorocznej wartości projektu będzie brana pod uwagę całkowita wartość projektu oraz czas jego trwania zgodnie z następującym wzorem:

CWP: CZTP* 12 MIESIĘCY

CWP- całkowita wartość projektu
CZTP- czas trwania projektu w miesiącach

2. W jaki sposób IW będzie badała obroty w celu zbadania zdolności finansowej Wnioskodawcy?

Odp. W celu ustalenia wysokości obrotów będą brane pod uwagę wartości znajdujące się w następujących wierszach rachunku zysków i strat:
- Przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów
- Pozostałe przychody operacyjne
- Przychody finansowe

W przypadku Rachunku wyników sporządzanego zgodnie z załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Finansów z 15.11. 2001 r. do obrotów liczone będą:
- Przychody z działalności statutowej
- Pozostałe przychody
- Przychody finansowe

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą niezobowiązanych do stosowania ustawy o rachunkowości lub ww. Rozporządzenia Ministra Finansów oraz pozostałych podmiotów do wyliczenia obrotów Wnioskodawcy będą brane pod uwagę wykazane w złożonych dokumentach przychody.

3. Czy szkoła może być beneficjentem Poddziałania 1.3.1., jeżeli dostanie upoważnienie od swojego organu założycielskiego?

Odp. Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju beneficjentem, czyli jednostką realizującą projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną. W rozpatrywanym przypadku osobą prawną, zgodnie z art. 165 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, jest jednostka samorządu terytorialnego: gmina, powiat lub województwo. W związku z powyższym, jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej, we wniosku o dofinansowanie projektu powinny w punkcie 2.1 Nazwa projektodawcy wpisać jednostkę samorządu terytorialnego (np. gmina, powiat) / (przełamaną przez) nazwę jednostki organizacyjnej jst realizującej projekt (np. szkoły), natomiast w punktach od 2.2. do 2.7. powinny posługiwać się danymi jednostki organizacyjnej.

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, jakimi są szkoły czy przedszkola, mogą występować o dofinansowanie projektu oraz realizować projekt w ramach PO KL tylko wtedy, gdy każda czynność cywilnoprawna dokonywana przez kierownika gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki organizacyjnej jest oparta na pełnomocnictwie dotyczącym realizacji konkretnych zadań (realizowane są one w imieniu gminy, powiatu lub województwa jako podmiotów występujących w obrocie prawnym). W związku z powyższym, należy zwrócić uwagę na to, że dokumenty poświadczające wydatki poniesione w projekcie powinny zostać wystawione na podmiot realizujący projekt, czyli na szkołę, a nie na gminę, powiat lub województwo.

4. Czy organizacje pozarządowe mogą zatrudniać osoby poprzez subsydiowane zatrudnienie?

Odp. Tak, przestrzegając zasad udzielania pomocy publicznej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 roku w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 90, poz. 557). Beneficjentem pomocy publicznej (w tym przypadku – zatrudniającym osoby poprzez subsydiowane zatrudnienie) może być nie tylko przedsiębiorca, ale również każdy inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, bez względu na jego formę organizacyjno-prawną oraz sposób finansowania. W przypadku definiowania beneficjentów pomocy publicznej podstawowe znaczenie ma zatem fakt prowadzenia działalności gospodarczej, nie zaś pozostawanie w ewidencji podmiotów gospodarczych. Tak więc beneficjentem pomocy mogą być również stowarzyszenia i fundacje, które realizują swoje cele statutowe poprzez prowadzenie działalności gospodarczej, a także przedsiębiorstwa publiczne prowadzące działalność gospodarczą.

5. Czy umowa partnerska powinna być dołączona do wniosku o dofinansowanie?

Odp. Nie. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie beneficjent jest zobowiązany przedstawić umowę/y z partnerem/ami przed podpisaniem umowy o dofinansowanie z Instytucją Wdrażającą (WWPE). Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem Beneficjenta jest dopilnowanie aby umowa partnerska/porozumienie została zawarta w formie pisemnej, nie później niż w dniu złożenia do IOK wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Wynika to m.in. z faktu, że na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie w pkt. 2.8 należy wskazać dane partnerów zaangażowanych w realizację projektu oraz opisać zadania pełnione przez nich w projekcie (pkt. 3.5).

6. Czy beneficjent sporządzając wniosek o dofinansowanie, dokonując opisu sposobu monitorowania rezultatów projektu (pkt. 3.4) może wykorzystać dane zebrane przed rozpoczęciem projektu? Czy można przeprowadzić badania beneficjentów ostatecznych przed rozpoczęciem projektu?

Odp. Nie. Jednym z zadań beneficjenta w związku z realizowanym projektem jest monitorowanie czy założone cele i działania przeprowadzone w danym projekcie przekładają się na osiągniecie jego rezultatów. Przeprowadzane w ramach projektu badania dotyczące poziomu osiągnięcia rezultatów miękkich przez uczestniczących w projekcie członków grupy docelowej muszą dotyczyć uczestnictwa tych osób w danym projekcie. W związku z powyższym nie ma możliwości posłużenia się danymi zebranymi przed rozpoczęciem projektu.

7. Czy beneficjent (organizacja pozarządowa) wypełniając wniosek o dofinansowanie w pkt. 3.1 może powołać się na zebrane przez siebie dane statystyczne?

Odp. Dokonując uzasadnienia potrzeby realizacji projektu beneficjent powinien zwrócić uwagę by problem społeczny był opisany szczegółowo, z użyciem konkretnych danych i podaniem źródeł ich pochodzenia. W przypadku, gdy wnioskodawca posługuje się swoim rozpoznaniem rynku/problemu, przeprowadzonym np. we wcześniejszych projektach, powinien przedstawić charakterystykę badania lub pochodzenia danych, umożliwiając w ten sposób członkom Komisji Oceny Projektów ocenę wiarygodności i rzetelności tego źródła informacji.

8. Czy trzeba złożyć zabezpieczenie projektu kiedy beneficjentem jest jednostka samorządu terytorialnego, a partnerem organizacja pozarządowa?

Odp. Wymóg składania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy dotyczy tylko beneficjenta ponieważ on a nie partner/rzy jest stroną umowy o dofinansowanie projektu podpisywanej z Instytucją Wdrażającą i jako lider projektu jest w pełni odpowiedzialny za realizację i rozliczenie projektu. Wymóg składania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych, zatem w sytuacji opisanej w pytaniu nie ma konieczności złożenia zabezpieczenia.

9. Czy w ramach realizowanego projektu wsparcie może być kierowane do osób narodowości polskiej w wieku produkcyjnym?

Odp. Zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL oprócz członków społeczności romskiej grupą docelową Poddziałania 1.3.1 są instytucje i podmioty działające na rzecz społeczności romskiej w Polsce oraz osoby z otoczenia społeczności romskiej (w zakresie wspólnych projektów prowadzących do integracji Romów ze społeczeństwem). W ramach realizowanego projektu wsparcie może więc być kierowane do osób narodowości polskiej, o ile ich udział w projekcie prowadzi do integracji Romów ze społeczeństwem.

10. W jakiej wysokości można sfinansować w ramach projektu zakup pomocy dydaktycznych?

Odp. W celu realizacji zadań przewidzianych w projekcie beneficjent może sfinansować zakup pomocy dydaktycznych i przyborów szkolnych o wartości nieprzekraczającej 10 % wartości projektu.

11. Czy w ramach „białych dni” lekarze mogą diagnozować choroby?

Odp. Tak, wizyty lekarskie są możliwe w zakresie diagnozowania i określania stanu zdrowia społeczności romskiej. Nie są natomiast kwalifikowalne działania zorientowane na leczenie. Należy pamiętać, że działania z zakresu zdrowia nie mogą być samoistnymi projektami, lecz muszą stanowić część kompleksowego projektu realizującego cele Poddziałania 1.3.1., tj.: wzrost poziomu zatrudnienia, edukacji, integracji społecznej i zdrowia członków społeczności romskiej.

12. Jak należy skonstruować budżet projektu w sytuacji gdy kierownik projektu w ramach jednego etatu będzie oprócz zarządzania projektem zajmował się także realizacją innych zadań w projekcie? Czy należy dokonać rozbicia i wskazać w poszczególnych zadaniach części etatu poświęcone na ich realizację? Czy kierownik projektu ma mieć etat rozdzielony na poszczególne zadania?

Odp. Nie. W powyższej sytuacji koszty wynagrodzenia kierownika projektu w wymiarze jednego etatu należy umieścić w kosztach bezpośrednich budżetu projektu w zadaniu zarządzanie projektem. Jeżeli kierownik zajmuje się także innymi zadaniami w ramach projektu powinno to znaleźć odzwierciedlenie w opisie zakresu jego obowiązków oraz ilości kadry zatrudnionej do wykonywania pozostałych zadań. Ponadto, należy zaznaczyć, iż wydatki związane z wynagrodzeniem osób, które wykonują więcej niż jedno zadanie/funkcję w ramach projektu mogą być uznane za kwalifikowalne, o ile obciążenie wynikające z wykonywania danego zadania/funkcji nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji pozostałych zadań/funkcji powierzonych danej osobie.

13. Czy osoba w wieku poprodukcyjnym może uzyskać wsparcie w ramach projektu?

Odp. Nie. Wsparcie udzielane w ramach projektów realizowanych w Poddziałaniu 1.3.1 powinno dotyczyć osób w wieku produkcyjnym lub osób, które w przyszłości będą w wieku produkcyjnym i będą miały możliwość wejścia na rynek pracy, zwiększać ich szanse na znalezienie zatrudnienia i ułatwić funkcjonowanie na rynku pracy.

14. W jaki sposób będą ustalane i wypłacane transze? Czy wysokość transz będzie wynikać
z harmonogramu płatności?

Odp. Do umowy o dofinansowanie projektu załączany jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości płatności w poszczególnych okresach rozliczeniowych, wypłacanych zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie. Beneficjent wypełniając harmonogram płatności sam ustala wysokość kolejnych transz. Pierwsza transza środków wypłacana jest zaliczkowo w wysokości określonej w harmonogramie płatności po złożeniu przez beneficjenta stosownego zabezpieczenia realizacji umowy, chyba że beneficjent jest zwolniony ze złożenia zabezpieczenia. W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku projektów krótkich lub o bardzo niskiej wartości) wysokość pierwszej transzy może dotyczyć 100% wartości dofinansowania na dany projekt. Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych sfinansowanych z dofinansowania co najmniej w tej wysokości we wniosku o płatność i ich zatwierdzenie przez WWPE. Okres weryfikacji każdego wniosku o płatność wynosi 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia, przy czym okres ten dotyczy każdej przedłożonej wersji wniosku.

Środki dofinansowania przekazywane Beneficjentom na realizację projektu wypłacane są w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w formie:

• płatności ze środków europejskich w wysokości 85 % kwoty transzy dofinansowania - przekazywane przez Bank Gospodarstwa Krajowego zgodnie z kalendarzem zleceń znajdującym się na stronie internetowej banku www.bgk.com.pl,
• dotacji celowej w wysokości 15 % kwoty transzy dofinansowania -  przekazywanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie,   pod warunkiem dostępności środków na koncie instytucji.

15. Czy wszystkie wydatki należy robić przelewem?

Odp. Środki dofinansowania są przekazywane Beneficjentowi na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie. O ile to możliwe, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. W przypadku ponoszenia wydatków z innych niż wyodrębniony na cele projektu rachunków bankowych, beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu. Można także dokonywać płatności gotówkowych. W celu rozliczenia poniesionych wydatków Beneficjent jest zobowiązany do załączania do wniosku o płatność kserokopii wyciągu z rachunku bankowego, a w przypadku płatności gotówkowych kserokopii raportów kasowych lub podpisanego przez beneficjenta zestawienia płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność.

16. Czy koszty obsługi bankowej są wydatkiem kwalifikowanym?

Odp. Koszty otwarcia oraz prowadzenia subkonta na rachunku bankowym lub rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby projektu oraz opłaty bankowe pobierane od dokonywanych transakcji finansowych (krajowych lub zagranicznych) są kosztem kwalifikowalnym w ramach realizowanego projektu. Wydatek związany z kosztem otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego powinien zostać zaplanowany w ramach zadania „Zarządzanie projektem”.

17. Czy beneficjent realizujący projekt będzie dysponował odpowiednimi logotypami?

Odp. Tak, Beneficjentom którzy podpiszą umowy o dofinansowanie będą udostępniane stosowne logotypy w wersji elektronicznej w celu oznaczenia budynków i pomieszczeń, w których prowadzony jest projekt oraz umieszczania ich na wszystkich dokumentach dotyczących projektu, w tym: materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach projektu. Sposób oznaczania projektów realizowanych w ramach PO KL szczegółowo regulują „Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, które są załącznikiem „Planu komunikacji PO KL”. Odpowiednie logotypy dostępne są pod adresem strony internetowej: www.efs.gov.pl w zakładce Zasady promocji – Logo lub na stronie www.wwpe.gov.pl w zakładce Kapitał Ludzki - Dokumentacja konkursowa.

18. Czy każda organizacja realizująca projekt będzie mogła rozdać certyfikaty ukończenia szkoleń?

Odp. Wskazanym jest, aby osoba która uczestniczyła w szkoleniach, warsztatach itp. miała dokument, który potwierdzi jej uczestnictwo w szkoleniu. Należy pamiętać, iż w określonych przypadkach wydawanie tego typu zaświadczeń jest regulowane odpowiednimi rozporządzeniami m.in. Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. Nr 31, poz. 216).

19. Czy każda osoba pracująca w projekcie musi mieć własny rachunek bankowy czy też może być osobą upoważnioną do innego rachunku?

Odp. Nie jest konieczne, aby każda osoba zaangażowana w realizację projektu posiadała wyodrębniony rachunek bankowy. Może być osobą upoważnioną do rachunku bądź też pobierać wynagrodzenie
w formie gotówkowej.

20. Czy jeżeli w ramach projektu jest realizowane wsparcie dla dzieci należy je wykazywać w pkt 3.2.jako beneficjentów ostatecznych oraz w tabeli 3.2.1 jako osoby nieaktywne zawodowo?

Odp. Tak, działania na rzecz dzieci romskich są wykazywane w części merytorycznej wniosku. W tabeli 3.2.1 dzieci od 0 do 6 lat oraz młodzież nieucząca się od 16 do 18 lat wykazywani są wyłącznie w kategorii głównej „osoby nieaktywne zawodowo”, zaś dzieci od 6 do 16 lat – dodatkowo w podkategorii „w tym osoby uczące lub kształcące się”. Na etapie realizacji projektu dzieci jako beneficjenci wsparcia muszą być wykazywane również w bazie PEFS oraz w załączniku nr 2 do wniosku o płatność.

21. Czy w ramach Poddziałania 1.3.1 mogą zostać sfinansowane następujące działania:

- utworzenie nowej organizacji/instytucji która będzie się zajmować aktywizacją, integracją, szkoleniami i prowadzeniem doradztwa dla Romów?

Odp. Nie można wykluczyć, że w uzasadnionych przypadkach taka instytucja mogłaby powstać, zasadność jej powstania należy rozpatrywać w zależności od jednostkowych uwarunkowań każdego projektu. Należy jednak pamiętać, że – w przypadku chęci utworzenia nowej instytucji - zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu, jest wydatkiem niekwalifikowalnym. Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wykonywanie prac dostosowawczych związanych z realizowanymi projektami w ramach PO KL. Należy również pamiętać o konieczności przestrzegania zasady trwałości projektu - instytucja musi działać 5 lat po zakończeniu realizacji projektu.

- prowadzenie działań w ośrodku, który został utworzony w ramach środków uzyskanych
z innego programu?

Odp. Nie ma znaczenia z jakich środków została utworzona określona instytucja/ośrodek. Ze środków Poddziałania 1.3.1 są finansowane jedynie działania w ramach określonego projektu. Zasadność finansowania jest oceniana podczas oceny merytorycznej.

- zatrudnienie pielęgniarek i asystentów środowiskowych umożliwiających kontakt ze społecznością romską dla dzieci romskich w wieku szkolnym + badania dorosłych?

Odp. Głównym celem projektów realizowanych w ramach Poddziałania 1.3.1. powinno być osiągnięcie integracji i/lub aktywizacji zawodowej członków społeczności romskiej. W ramach projektów mogą być realizowane działania skierowane do osób małoletnich, jednakże muszą być one ukierunkowane przede wszystkim na zwiększanie ich szans edukacyjnych i integracyjnych oraz powinny stanowić element szerszych działań realizowanych także wobec osób dorosłych. Dlatego też, planując we wniosku wsparcie skierowane do dzieci należy precyzyjnie wykazać, że przyczyni się ono do realizacji celów określonych dla Priorytetu I, czyli do opracowywania i wdrażania rozwiązań z zakresu aktywizacji zawodowej i integracji społecznej, skierowanych do grup znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy. Przedstawiony powyżej przykład wskazuje, iż taki projekt właściwie skierowany będzie do dzieci romskich, nie zaś do osób dorosłych, co sprawia że jego realizacja w ramach Poddziałania 1.3.1 nie jest możliwa.

22. Czy w przypadku subsydiowanego zatrudnienia niepełnosprawnego Roma wkładem własnym beneficjenta jaki musi wnieść do projektu w wysokości 50 % kosztów wynagrodzenia pracownika mogą być środki pochodzące z PFRON lub FP?

Odp. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, pomoc przeznaczona na subsydiowanie zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych podlega sumowaniu z inną pomocą publiczną na subsydiowanie zatrudnienia lub pomocą de minimis, która odnosi się do tych samych wydatków kwalifikowalnych i nie może przekroczyć 100 % kosztów wynagrodzenia i opłaconych od wynagrodzeń obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne w okresie, w którym są zatrudnieni pracownicy niepełnosprawni.

23. Czy osoby do 25 roku życia, chcące dostać się na staż muszą być zarejestrowane w UP?

Odp. W ramach Podziałania 1.3.1 istnieje możliwość organizowania staży dla osób bezrobotnych bez doświadczenia zawodowego, które nie ukończyły 27 roku życia. Beneficjent nie ponosi żadnych kosztów zorganizowania stażu, a stypendium wypłacane osobie przyjętej na staż jest finansowane ze środków projektu w wysokości określonej w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Staż nie jest finansowany z Funduszu Pracy i jest organizowany bez udziału Urzędu Pracy, w związku
z powyższym osoba na niego kierowana nie musi być zarejestrowana w UP.

24. Czy Romowie, aby zostać uznanymi za osoby długotrwale bezrobotne, muszą być zarejestrowani w UP?

Odp. Tak. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy za osobę długotrwale bezrobotną jest uznawana osoba bezrobotna pozostająca w rejestrze powiatowego urzędu pracy łącznie przez okres ponad 12 miesięcy w okresie ostatnich 2 lat, z wyłączeniem okresów odbywania stażu i przygotowania zawodowego w miejscu pracy.

25. Czy Koordynator projektu może być zatrudniony na umowę zlecenie?

Odp. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby koordynator projektu był zatrudniony na umowę zlecenie.

26. Czy w przypadku małżeństw mieszanych (romsko-polskich) można kwalifikować udział polskiego współmałżonka, jeśli zadeklaruje się on jako członek społeczności romskiej?

Odp. Udział współmałżonków jest kwalifikowany. Zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL oprócz członków społeczności romskiej grupą docelową Poddziałania 1.3.1 są min. osoby z otoczenia społeczności romskiej (w zakresie wspólnych projektów prowadzących do integracji Romów ze społeczeństwem).

27. Czy osoby, które będą prowadzić szkolenia muszą mieć specjalne uprawnienia?

Odp. Należy pamiętać, że posiadanie przez osoby prowadzące szkolenia odpowiednich uprawnień i kwalifikacji może zapewnić odpowiednią jakość realizowanych szkoleń. Ponadto, w przypadku gdy uczestnicy projektu będą chcieli uzyskać dokumenty potwierdzające ich praktyczne umiejętności i zdać odpowiednie egzaminy (np. uzyskać tytuł mistrza) jest to uwarunkowane odbyciem odpowiednich kursów i zdaniem egzaminu zgodnie z obowiązującymi przepisami MEN. Nie ma przeciwwskazań co do prowadzenia szkoleń przez osoby, które nie mają właściwych uprawnień do wykonywania zawodu, należy jednak rozważyć poziom i celowość takich szkoleń.

28. Czy w ramach projektu można zatrudniać osoby spoza granicy kraju?

Odp. Nie ma przeciwwskazań do zatrudniania w ramach projektu pracowników z zagranicy, pod warunkiem, że takie zatrudnienie jest zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi.

29. Jaka jest definicja osób w wieku poprodukcyjnym?

Odp. Za osoby w wieku poprodukcyjnym uważa się osoby w wieku, w którym człowiek zwykle kończy już pracę zawodową. Zgodnie z najczęściej stosowaną klasyfikacją w wieku poprodukcyjnym znajdują się kobiety w wieku 60 lat i więcej oraz mężczyźni w wieku 65 lat i więcej.

30. Czy dzieci z rodzin mieszanych są kosztem kwalifikowanym?

Odp. Tak. Udział dzieci należących do małżeństw mieszanych (romsko-polskich) jest kosztem kwalifikowanym w ramach działań realizowanych w Poddziałaniu 1.3.1 PO KL.

31. Czy jest możliwość otrzymania dofinansowania na rozpoczęcie działalności gospodarczej?

Odp. W ramach Poddziałania 1.3.1 nie ma możliwości otrzymania dofinansowania na podjęcie działalności gospodarczej. Uzyskanie takiej pomocy jest możliwe ze środków Funduszu Pracy, zgodnie z art. 46 ust.1 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Starosta (prezydent miasta) ze środków Funduszu Pracy może przyznać bezrobotnemu jednorazowo środki na podjęcie działalności gospodarczej, w tym na pokrycie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa związane z podjęciem tej działalności, w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 5-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia. Bezrobotny zamierzający podjąć działalność gospodarczą może złożyć do starosty właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub pobytu, albo ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wniosek o przyznanie ze środków Funduszu Pracy jednorazowo środków na jej podjęcie.

32. Czy świetlica środowiskowa może być sfinansowana ze środków EFS?

Odp. W ramach Poddziałania 1.3.1 można otrzymać środki na otwarcie i utrzymanie świetlicy środowiskowej. Należy jednak pamiętać, że zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu, jest wydatkiem niekwalifikowalnym. Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wykonywanie prac dostosowawczych związanych z realizowanymi projektami. Należy również pamiętać, że działania skierowane do osób małoletnich powinny stanowić element szerszych działań realizowanych wobec osób dorosłych. Projekty muszą mieć charakter kompleksowy. Oznacza to, że ramach projektu muszą być podejmowane także inne działania których beneficjentami ostatecznymi powinni być dorośli Romowie.

33. Czy jest możliwość realizacji projektu ze środków EFS oraz rządowego programu na rzecz społeczności romskiej?

Odp. Beneficjent może w ramach prowadzonych działań korzystać zarówno ze środków pochodzących z Programu rządowego jak i dofinansowania ze środków Poddziałania 1.3.1 PO KL. Należy jednak pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, zgodnie z którym niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych. W związku z powyższym można korzystać z dofinansowania z obu powyższych źródeł jednak nie może ono dotyczyć zrefundowania tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów. Biorąc pod uwagę możliwość otrzymania z komponentu romskiego PO KL dofinansowania w wysokości 100% kosztów projektu praktyczna potrzeba współfinansowania projektu ze źródeł wskazanych w pytaniu jest wątpliwa.

34. Czy w przypadku beneficjentów będących płatnikami VAT, dla których VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, może on być tymczasowo pokrywany ze środków przekazywanych przez WWPE na realizację projektu (z zaliczki), a następnie refundowany przez beneficjenta po otrzymaniu zwrotu VAT z urzędu skarbowego?

Odp. Zaliczki przekazywane przez WWPE na realizację projektów są przekazywane na wydatki kwalifikowane w ramach POKL i wcześniej zaplanowane w budżecie. W przypadku kiedy podatek VAT nie jest wydatkiem kwalifikowanym w ramach POKL, z konta projektu wskazanego wcześniej w umowie o dofinansowanie, mogą być pokrywane tylko wydatki w kwotach netto. Kwota podatku VAT, winna być opłacana z innych źródeł beneficjenta.

35. Czy jest możliwość pokrycia z kosztów projektu paliwa do samochodu czy KRS–u?

Odp. Koszt KRS-u nie jest kosztem kwalifikowalnym. W przypadku paliwa do samochodu – jest to koszt kwalifikowalny w przypadku pojazdów służbowych. W przypadku samochodów prywatnych koszt używania samochodu ustalany jest na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (tzw. kilometrówka). Koszty związany z użytkowaniem samochodu są kwalifikowalne tylko, gdy są uzasadnione potrzebami projektu.

36. Jaka jest procedura opisywania faktur?

Odp. Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące wydatków bezpośrednich projektu oraz wydatków pośrednich (jeżeli są rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków) muszą być prawidłowo opisane na odwrocie, tak aby widoczny był związek z projektem.

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:

• numer umowy o dofinansowanie projektu;;
• tytuł projektu;
• informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
• nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
• kwotę kwalifikowalną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku, gdy dokument dotyczy:

• zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub
• nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu.

Dokumenty księgowe dotyczące wydatków rozliczanych ryczałtem (tj. koszty pośrednie) nie są monitorowane i opisywane zgodnie wyżej opisanymi zasadami.

37. Czy na fakturze może być pieczątka o treści: Poświadczam za zgodność od strony 1–20?

Odp. Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków w ramach projektu. Instytucja Wdrażająca może jednak poprosić o przesłanie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Poświadczenie o zgodności składanej kserokopii dokumentu z oryginałem wraz z podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy powinno znaleźć się na każdej stronie składanego dokumentu.

38. Czy jest możliwość urealnienia kosztów przed podpisaniem umowy o dofinansowanie?

Odp. Kwestie podjęcia negocjacji z wnioskodawcą IOK będzie rozpatrywać indywidualnie, w oparciu o opinię członków Komisji Oceny Projektów oceniających dany projekt.

39. Jaka jest procedura liczenia kosztów pośrednich?

Odp. W ramach realizowanego projektu beneficjent może rozliczać koszty pośrednie na dwa sposoby:

1. ryczałtowo, w wysokości uwarunkowanej wielkością realizowanego projektu (do 20 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu) lub
2. na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, na podstawie uznanego przez WWPE limitu zapisanego w umowie o dofinansowanie projektu.

Niezależnie od wybranego sposobu rozliczania wydatków, Beneficjent zobowiązany jest przedstawić w szczegółowym budżecie projektu (załączonym do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) uzasadnienie dla wykazanej wartości kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć. Uzasadnienie dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem powinno wskazywać metodologię, zgodnie z którą Beneficjent wyliczył wartość kosztów pośrednich. Metodologia powinna być przygotowana w oparciu o dotychczasowe wartości kosztów pośrednich Beneficjenta oraz wskazywać sposób wyliczenia dla każdej kategorii kosztów pośrednich, które Beneficjent uwzględnił w budżecie projektu. Przykładowa metodologia wyliczania kosztów pośrednich proponowana przez Instytucję Wdrażającą znajduje się w na stronie 48 w dokumencie ”Wniosek o dofinansowanie projektu Program Operacyjny Kapitał Ludzki INSTRUKCJA”. Beneficjent dokonując wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie powinien wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu w stosunku do powierzchni użytkowej wykorzystywanej w związku z prowadzoną działalnością, z wyłączeniem powierzchni wspólnej.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Beneficjent jest zobowiązany przedstawić we wniosku o dofinansowanie projektu w uzasadnieniu do szczegółowego budżetu projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie. Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się na podobnych zasadach jak dla wydatków bezpośrednich wykazanych w szczegółowym budżecie projektu.

40. Czy negocjacje należy podjąć w terminie 5 dni kalendarzowych czy też roboczych?

Odp. Zgodnie z zapisami wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL” negocjacje należy podjąć w terminie 5 dni od otrzymania pisma informującego o tym przypadku i muszą zostać zakończone w ciągu 20 dni. W obu przypadkach chodzi
o dni robocze.

41. Czy w przypadku odrzucenia projektu wnioskodawca będzie miał możliwość poznać przyczyny jego odrzucenia?

Odp. Tak. WWPE na bieżąco będzie informowała wnioskodawców o wynikach przeprowadzonej oceny. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony z powodów formalnych wnioskodawca w terminie 5 dni od rozpatrzenia wniosku otrzyma od WWPE informację o odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej, wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości złożenia protestu,. W przypadku oceny merytorycznej wnioskodawca otrzyma pismo informujące o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wraz z informacją o liczbie przyznanych punktów w każdej części oceny: w postaci średniej arytmetycznej oraz oceny każdego z oceniających, wraz z ewentualną oceną trzeciej osoby. Władza Wdrążająca Programy Europejskie załącza do pism kopie Kart oceny merytorycznej sporządzone przez każdego z oceniających.

42. Przez ile osób jest rozpatrywany wniosek w przypadku ponownej oceny merytorycznej?

Odp. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia protestu złożonego przez wnioskodawcę ponowna ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez dwóch członków Komisji Oceny projektów losowo wybranych przez Przewodniczącego KOP.

43. Kto podpisuje deklarację uczestnictwa w projekcie w przypadku dzieci?

Odp. W przypadku dzieci romskich biorących udział w projekcie deklarację uczestnictwa w projekcie podpisują prawni opiekunowie dziecka.

44. Czy koszty zatrudnienia kierownika jednostki są wydatkiem kwalifikowanym?

Odp. Bezpośrednim kosztem kwalifikowalnym są wynagrodzenia personelu projektu. Jeżeli osoba kierująca jednostką wykonuje działania na rzecz projektu wtedy przysługuje mu wynagrodzenie finansowane w ramach kosztów pośrednich, tj. kosztów związanych z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania, realizowanego w ramach projektu. Koszty pośrednie kwalifikują się do dofinansowania (stanowią wydatki kwalifikowalne), pod warunkiem, że nie zostały uwzględnione w kosztach bezpośrednich projektu oraz nie są finansowane z innych źródeł.

45. Ile osób można zatrudnić w ramach projektu?

Odp. O liczbie osób jakie powinny być zatrudnione do realizacji projektu decyduje beneficjent na etapie pisania wniosku o dofinansowanie. Ich liczba powinna być uzależniona od specyfiki i wielkości projektu. Należy także pamiętać, że za kwalifikowane mogą być uznane tylko takie wydatki, które są niezbędne dla realizacji projektu oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami. Wydatki te powinny być kalkulowane w wysokości niezbędnego minimum, pozwalającego na sprawną realizację projektu. Zarządzanie projektem nie jest celem projektu, na które powinno być skierowane wsparcie, lecz jedynie narzędziem służącym jego realizacji.

46. Czy jest określony procent jaki w projekcie powinny stanowić badania ewaluacyjne?

Odp. Nie ma określenia jaki procent kosztów w ramach projektu powinny stanowić badania ewaluacyjne.

47. Czy można sfinansować leczenie chorej dziewczynki, w przypadku gdy ma ona nauczanie indywidualne?

Odp. Powyższe działanie nie może zostać sfinansowane ze środków Poddziałania 1.3.1 PO KL.

48. Jeżeli pracownik odejdzie z pracy to czy pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu przyznanej pomocy?

Odp. W przypadku pomocy na zatrudnienie pracowników znajdujących się w szczególnie niekorzystnej sytuacji rekrutowani pracownicy będą uprawnieni do nieprzerwanego zatrudnienia przez okres co najmniej 12 miesięcy, a umowa o pracę może zostać rozwiązana tylko w przypadku naruszenia przez pracownika obowiązków pracowniczych. Nie ma wymagania, by okres 12 miesięcy zatrudnienia został dopełniony przez inną osobę znajdującą się w szczególnie niekorzystnej sytuacji.

49. Czy przygotowanie zawodowe ma ograniczenia wieku?

Odp. Przygotowanie zawodowe w miejscu pracy ma na celu ułatwienie ponownego wejścia na rynek pracy osobom, które utraciły pracę i mają niskie lub nieaktualne kwalifikacje zawodowe. Okres odbywania przygotowania zawodowego wynosi od 3 do 6 miesięcy. Do odbycia przygotowania zawodowego mogą być także skierowane osoby powyżej 50 roku życia. Górna granica wieku nie została określona, jednak można przyjąć że ta forma pomocy dotyczy tylko osób w wieku produkcyjnym. W przypadku kobiet- do 60 roku życia, w przypadku mężczyzn do 65 roku życia.

50. Czy jest możliwość złożenia wniosku na innym nośniku niż płyta CD/DVD?

Odp. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji elektronicznej na innym nośniku niż wymienione w dokumentacji konkursowej. Załączenie elektronicznej wersji wniosku na innym nośniku będzie skutkowało odrzuceniem projektu na etapie oceny formalnej.

51. Czy gmina musi przedstawić uchwałę budżetową przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie?

Odp. Jednym z dokumentów jaki powinny złożyć jednostki samorządu terytorialnego przed podpisaniem umowy z IW jest uchwała właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego lub inny właściwy dokument organu, który: dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. Może być to uchwała budżetowa, o ile w tejże uchwale wskazano, że na realizację takiego projektu zarezerwowano środki. W przypadku gmin, obok uchwały budżetowej, podejmowane są szczegółowe uchwały dotyczące zaciągania zobowiązań finansowych np. kredytów. Ogólna zasada została określona w art 44 ust 1 ustawy o finansach publicznych: "Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych."

52. Czy jednostki samorządu terytorialnego muszą składać dokumenty potwierdzające wiarygodność finansową?

Odp. Wymóg załączania do wniosku o dofinansowanie dokumentów określających sytuację finansową wnioskodawcy nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.

53. Czy kwalifikowalne są projekty tylko z zakresu badań lub tylko informacyjno-promocyjne (skierowane do ogółu społeczeństwa)?

Odp. W związku z wymogiem kompleksowości projekty badawcze nie mogą stanowić samoistnych projektów, a jedynie jeden z elementów szerszych działań podejmowanych w ramach projektu. Zgodnie z interpretacją Instytucji Pośredniczącej, w ramach Poddziałania 1.3.1 możliwa jest realizacja samoistnych projektów o charakterze kampanii informacyjno – promocyjnych, jednak takie projekty będą  uznawane za kwalifikowalne jedynie wówczas, gdy będą wpisywać się w typ operacji wskazany w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (SzOP PO KL) w Poddziałaniu 1.3.1 oraz pozostałe zapisy SzOP.

54. Czy szkolenie asystentów romskich jest działaniem z zakresu edukacji w rozumieniu spełniania kryterium strategicznego dla przyznania punktów za projekt z zakresu edukacji?

Odp. Tak. Realizując powyższe działanie należy jednak zwrócić uwagę na jego zakres tzn. liczba dorosłych Romów którzy zostaną przeszkoleni i kompleksowość realizowanego projektu. Zadaniem asystentów romskich jest praca w środowisku szkolnym mająca ułatwić kontakty dzieci romskich z otoczeniem. Powyższe działanie będzie zatem skierowane także do dzieci romskich. W związku z czym należy pamiętać, że działania na rzecz dzieci mogą być realizowane w ramach projektu pod warunkiem, że stanowią część kompleksowych działań w ramach projektu, co oznacza konieczność wprowadzenia do projektu także innych działań skierowanych także do osób dorosłych.

55. Czy nagranie materiałów promocyjnych na DVD oraz następnie ich dystrybucja jest działaniem edukacyjnym w rozumieniu kryterium strategicznego?

Odp. Nie. Za działania edukacyjne uznawana jest szeroko rozumiana edukacja o charakterze formalnym oraz pozaformalnym, skierowana do dzieci, młodzieży i osób w wieku produkcyjnym. Nagranie i dystrybucja materiałów promocyjnych nie jest działaniem, które mogłoby zostać sklasyfikowane jako spełniające kryterium strategiczne tj. projekty z zakresu edukacji.

56. Czy zakup usługi jest jednocześnie zleceniem zadania podwykonawcy?

Odp. Tak. Zakup usługi na rzecz projektu jest zleceniem wykonania określonych zadań wybranemu podwykonawcy. Beneficjent może zlecać wykonanie zadań merytorycznych lub istotnej ich części podwykonawcom. W przypadku zlecania usług beneficjent powinien przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do beneficjenta oraz zasady konkurencyjności, zgodnie z § 20 umowy o dofinansowanie.

57. Czy istnieje możliwość poprawienia wniosku na etapie oceny formalnej?

Odp. Tak. WWPE dopuszcza możliwość uzupełniania lub poprawienia wniosku na etapie oceny formalnej zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej.

58. Czy można rozliczyć w projekcie amortyzację samochodu prywatnego, używanego do celów projektu?

Odp. Nie. W przypadku samochodów prywatnych koszt używania samochodu ustalany jest na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (tzw. kilometrówka). Koszty związany z użytkowaniem samochodu są kwalifikowalne tylko, gdy są uzasadnione potrzebami projektu.

59. Czy każdy Beneficjent ostateczny musi podpisać Deklarację uczestnictwa w projekcie? Czy Beneficjent może przedstawić zbiorcze zestawienie z zadeklarowaną liczbą Beneficjentów ostatecznych?

Odp. Każdy uczestnik projektu realizowanego w ramach Poddziałania 1.3.1 jest zobowiązany podpisać deklarację uczestnictwa w projekcie. Wzór takiej deklaracji stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Nie ma możliwości przedstawienia zestawień zbiorczych. Beneficjent musi dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie kwalifikowalności osób, którym udzielił wsparcia w ramach projektu. W przeciwnym razie, wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. W przypadku dzieci biorących udział w projekcie deklarację uczestnictwa w projekcie podpisują prawni opiekunowie dziecka.

60. Czy zadaniem w projekcie może być np. przygotowanie Romów do zawodu asystenta środowiskowego?

Odp. Tak. Tego typu działanie może być realizowane jako jeden z wielu elementów w ramach projektu w Poddziałaniu 1.3.1.

61. Czy kwalifikowane są wydatki ponoszone w związku z uczestnictwem dzieci polskich np. w ramach przedszkola integracyjnego lub świetlicy środowiskowej?

Odp. W ramach projektu można sfinansować koszty związane z uczestnictwem w zajęciach dzieci polskich, jeżeli ich udział w zajęciach zostanie odpowiednio uzasadniony realizacją celu Komponentu romskiego.

62. Jaki jest czas trwania projektów realizowanych w ramach Poddziałania 1.3.1?

Odp. Okres realizacji każdego pojedynczego projektu w ramach Poddziałania 1.3.1 określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z Beneficjentem. Wnioskodawca określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu. Okres ten nie może jednak wykraczać poza datę graniczną ustaloną przez Komisję Europejską, tj. 31.12.2015 r.

63. Jaki jest okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektów realizowanych
w Poddziałaniu 1.3.1?

Odp. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu może przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, z zastrzeżeniem, że wydatki te zostały poniesione nie wcześniej niż data rozpoczęcia realizacji projektu określona we wniosku o dofinansowanie.

Wyjątek stanowią wydatki poniesione na ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie. Dotyczy to (innych niż weksel in blanco) form zabezpieczenia, obowiązujących wyłącznie dla projektów o wartości przekraczającej 10 milionów złotych, które mogą zostać poniesione przed okresem realizacji projektu określonym we wniosku. Należy jednak pamiętać, że wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne jedynie w przypadku przyjęcia projektu do realizacji.

64. Czy stowarzyszenie może zatrudnić pracowników np. utworzyć warsztat i zrefundować wynagrodzenia tych pracowników?

Odp. Nie. W związku ze zmianą Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 roku w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 90, poz. 557 z późn. zm.) nie jest już możliwe udzielanie pomocy na tworzenie nowych miejsc pracy, a takiej formy dotyczyłby przypadek wskazany w pytaniu. W ramach Poddziałania 1.3.1 możliwe jest subsydiowanie zatrudnienia pracowników znajdujących się w niekorzystnej sytuacji bądź w szczególnie niekorzystnej sytuacji.

65. Czy można wynająć pomieszczenie np. do celów szkoleniowych od własnego pracownika na podstawie umowy wynajmu lub dzierżawy?

Odp. Beneficjent w związku z realizacją projektu może wynająć pomieszczenie od własnego pracownika na podstawie umowy wynajmu lub dzierżawy jednak, aby taki wydatek mógł zostać uznany za kwalifikowany musi być konkurencyjny tj. stawka wynajmu nie może być zawyżona w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz udokumentowana (rachunkiem lub fakturą ).

66. Czy można przesuwać wydatki na kolejne okresy rozliczeniowe, np. w przypadku opóźniania się wypłaty transz? Czy można po złożeniu wniosku o dofinansowanie dokonywać w nim zmian?

Odp. Poziom wydatków zapisany jest w harmonogramie płatności, będącym załącznikiem do umowy. Aktualizacji harmonogramu dokonuje się we wniosku o płatność. Akceptacja wniosku o płatność przez WWPE oznacza akceptację zmodyfikowanego harmonogramu. Ponadto, zgodnie § 25 umowy o dofinansowanie projektu beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu do 10 % wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności informowania o tym fakcie Instytucji Wdrażającej.

Dokonywanie takich przesunięć nie wymaga informowania WWPE, pod warunkiem, że przesunięcia te:

• nie zwiększają łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach projektu;
• nie zwiększają łącznej wartości zadania „Zarządzanie projektem”;
• nie wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi w ramach projektu

Wszelkie inne odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody WWPE w terminie 15 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia zmiany. Zgody wymaga również zwiększenie łącznej kwoty wydatków przeznaczonych na wynagrodzenie personelu w ramach zadania „Zarządzanie projektem”.

Zatwierdzenie zmian w projektach nie wymaga formy aneksu do umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść umowy.

Beneficjent może wnioskować o dokonanie wszelkich zmian w projekcie nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, mając na uwadze dobro realizacji projektu, WWPE może wyrazić zgodę na wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym.

Dokonywanie przez beneficjenta przesunięć wydatków pomiędzy latami realizacji projektu (poprzez zmianę w składanym wniosku o płatność harmonogramu płatności załączonego do umowy) jest możliwe za zgodą WWPE, bowiem instytucja może nie mieć zabezpieczonych środków na realizację projektów.

67. Czy stypendia i dodatek szkoleniowy są kosztem kwalifikowanym?

Odp. Zarówno dodatek szkoleniowy jak i stypendia nie znajdują się w wykazie kosztów niekwalifikowanych, wobec czego jeżeli spełniają pozostałe kryteria kwalifikowalności nie ma żadnych przeszkód, aby mogły być finansowane w ramach projektu. Wysokość dodatku szkoleniowego powinna zostać ustalona zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 Nr 99 poz. 1001).

68. Jeżeli asystent jest zatrudniony ze środków subwencji to czy może być jeszcze zatrudniony ze środków EFS?

Odp. Nie. Zgodnie z zakazem podwójnego finansowania ten sam wydatek, w tym przypadku zatrudnienie asystenta, nie może być finansowany jednocześnie z dwóch źródeł - niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (wspólnotowych lub krajowych).

69. Czy można skierować na staż osobę powyżej 16 roku życia, czy tylko od 18 roku życia? Czy taki staż dla osoby pow. 16 lat można uznać za szkolenie zawodowe?

Odp. Staż to nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązywania stosunku pracy z pracodawcą. O ile osoba nie jest kierowana na staż przez starostę (nie jest zarejestrowana w PUP), tylko w ramach projektu na podstawie "prywatnej" umowy, spełnienie warunku 18 lat nie jest konieczne.

70. Czy zaświadczenie z US lub ZUS może być wystawione z np. miesięcznym wyprzedzeniem? Jaką ważność posiadają takie dokumenty?

Odp. Zgodnie z art. 306 a § 1-5 „Ordynacji podatkowej” organ podatkowy wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania i powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia. W przypadku dokumentów, które należy złożyć przed podpisaniem umowy, za ważne będą uznawane zaświadczenia wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem ich złożenia w WWPE.

71. Czy w przypadku realizacji projektu w partnerstwie (np. Lider i 3 Partnerów) można przedstawić 4 metodologie wyliczania kosztów pośrednich, oddzielnie dla każdej z instytucji?

Odp. Każdy z partnerów uczestniczących w realizacji projektu może mieć swoją własną metodologię, jednak w celu realizacji projektu konieczne jest ustalenie wspólnego wskaźnika rozliczania kosztów pośrednich i uwzględnienie go w budżecie wniosku o dofinansowanie. Przy użyciu tego wspólnego wskaźnika rozliczane będą koszty pośrednie w projekcie. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem należy także pamiętać, aby suma kosztów pośrednich nie przekraczała limitu procentowego który jest określony w zależności od wielkości realizowanego projektu i wynosi do 20 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszony o wydatki objęte cross-financingiem.

72. Czy można uznać, że beneficjent wypełnił zasadę konkurencyjności, jeśli w odpowiedzi na zapytanie ofertowe przesłane do potencjalnych wykonawców otrzymał tylko jedną ofertę?

Odp. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy beneficjent otrzyma tylko jedną odpowiedź pomimo dołożenia wszelkiej staranności, aby uzyskać możliwość porównania różnych ofert rynkowych, tj. jeśli beneficjent:

• wyśle zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców,
• poda zapytanie ofertowe do publicznej wiadomości, czyli ogłosi konkurs na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie wraz z podaniem opisu przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny ofert.

Fakt otrzymania tylko jednej oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do wielu potencjalnych wykonawców, bez spełnienia warunku podania zapytania ofertowego do publicznej wiadomości, oznacza niewypełnienie zasady konkurencyjności.

73. Czy w ramach Poddziałania 1.3.1 można sfinansować zakup mebli w projekcie?

Odp. Tak, można. Należy jednak pamiętać, że koszty związane z zakupem mebli stanowią wydatek kwalifikowalny w ramach cross-financingu i to niezależnie od ich wartości, co wynika z zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, rozdział 4.13 pkt 7.

74. Czy w ramach zatrudnienia subsydiowanego można zakupić sprzęt (wyposażenie miejsca pracy)?

Odp. Kosztem kwalifikowanym w ramach zatrudnienia subsydiowanego są wyłącznie wynagrodzenia brutto oraz opłacone od wynagrodzeń obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne.

75. Co jest potwierdzeniem przynależności do grupy osób w bardzo niekorzystnym położeniu? Czy musi to być osoba zarejestrowana jako bezrobotny w Urzędzie Pracy od co najmniej 24 miesięcy?

Odp. Potwierdzeniem przynależności do grupy osób w bardzo niekorzystnym położeniu jest deklaracja uczestnika (o pozostawaniu bez zatrudnienia przez okres co najmniej 24 ostatnich miesięcy).

76. Jaką umowę ma zawrzeć projektodawca - osoba prowadząca działalność gospodarczą z koordynatorem projektu (tą samą osobą)?

Odp. Osoba prowadząca działalność gospodarczą nie może zatrudnić sama siebie, a co za tym idzie występować jako personel w realizowanym przez siebie projekcie.

77. Czy w jednostce sektora finansów publicznych dyrektor może być koordynatorem projektu? I czy w takiej sytuacji może zawrzeć umowę sam ze sobą?

Odp. Stanowiska zarówno dyrektora jak i koordynatora projektów wymagają znacznego zaangażowania czasowego w normalnych godzinach pracy. Oznacza to, że obowiązki te byłyby wykonywane jednocześnie/naprzemiennie. Dopuszczalne jest, by osoba taka zrezygnowała na czas pełnienia funkcji koordynatora projektu z wykonywania zadań jako Dyrektor lub by w zakresie swoich obowiązków zmniejszyła czas przeznaczany na pełnienie funkcji dyrektora oraz koordynatora (np. 50% i 50%). Należy oczywiście stosować się do przepisów regulujących działanie beneficjenta/partnera (np. ustawy o pracownikach samorządowych w przypadku jednostki samorządu terytorialnego). Ponadto, należy zaznaczyć, iż wydatki związane z wynagrodzeniem osób, które wykonują więcej niż jedno zadanie/funkcję w ramach projektu mogą być uznane za kwalifikowalne, o ile obciążenie wynikające z wykonywania danego zadania/funkcji nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji pozostałych zadań/funkcji powierzonych danej osobie.

78. Czy można modyfikować wzorcową umowę o partnerstwie?

Odp. Umowa o partnerstwie jest wzorem minimum. Może być rozszerzona o dodatkowe zapisy.

79. Czy jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana do przeprowadzenia procedury naboru partnera spoza sektora finansów publicznych, gdy nie jest liderem w partnerstwie?

Odp. Nie, nie jest zobowiązana. Procedura naboru partnera projektu (w przypadku dokonywania wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych przez jednostkę sektora finansów publicznych) dotyczy tylko sytuacji gdy wnioskodawcą jest jednostka sektora finansów publicznych.

80. Jaka jest różnica między produktem a rezultatem projektu?

Odp. Produkty określają „dobra i usługi” które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) może być: liczba publikacji wytworzonych w ramach projektu, liczba udzielonych porad, liczba godzin szkolenia przypadająca na jednego uczestnika, liczba badań i analiz opracowanych w ramach projektu. Rezultaty odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku podjętych w projekcie działań i odnoszą się do konkretnych korzyści jakie uzyskali uczestnicy dzięki udziałowi w projekcie. Przykładem rezultatu skwantyfikowanego za pomocą wskaźnika rezultatu jest liczba osób które podniosły swoje kwalifikacje dzięki uczestnictwu w szkoleniach, czy liczba utworzonych miejsc pracy. Główna różnica między produktami polega zatem na tym, iż produkty określają ”dobra i usługi” powstałe w toku realizacji projektu, natomiast rezultaty odzwierciedlają efekty działań podjętych w ramach projektu i w związku z tym z reguły są dostępne dopiero po jego zakończeniu.